Y Bwrdd Rheoli |
Lleoliad: |
Conference Room 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
Dyddiad: |
Dydd Llun, 2 Chwefror 2015 |
|
|||
Amser: |
13.30 - 15.00 |
|
|||
|
|||||
|
|||||
Cofnodion: MB (02-15) |
|||||
|
|
|
|||
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Adrian Crompton (Cadeirydd) Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Bedwyr Jones, Pennaeth TGCh Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr Gwasanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Kathryn Potter, Pennaeth y Gwasanaeth Ymchwil Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Gwasanaethau'r Cynulliad Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau'r Cynulliad Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaeth) Gareth Watts, Pennaeth Dros Dro Llywodraethu ac Archwilio Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau |
|||
|
|
||||
|
|
|
|||
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
||||
|
|
|
|||
Eraill yn bresennol: |
|
Rhodri Wyn Jones, Cynghorydd Dysgu a Datblygu Candice Boyes. Swyddog Gwybodaeth, Ymchwil Lowri Williams, Head of Human Resources |
|||
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Croesawyd Candice Boyes a Rhodri Wyn Jones a oedd yn bresennol er mwyn arsylwi ar y cyfarfod.
Cafwyd ymddiheuriadau gan Nicola Callow (Pennaeth Cyllid).
Nid oedd buddiannau i’w datgan.
2 Nodyn cyfathrebu i staff - Kathryn Potter
Cytunodd Kathryn Potter i ddrafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Cofnodion y cyfarfod blaenorol (19 Ionawr 2015)
Byddai cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 19 Ionawr yn cael eu dosbarthu ar ôl y cyfarfod i gytuno arnynt.
4 Strategaeth ac Archwiliad Sgilliau Dwyieithog
Cyflwynodd Mair Parry-Jones y Strategaeth Sgiliau Dwyieithog, a oedd yn un o ofynion y Cynllun Ieithoedd Swyddogol, er mwyn sicrhau bod y sgiliau dwyieithog priodol ar gael ar draws y meysydd gwasanaeth i gefnogi gofynion y Cynllun. Roedd archwiliad sgiliau wedi cael ei baratoi i ddarganfod lefelau sgiliau iaith staff ac i lywio cynlluniau iaith pob maes gwasanaeth yn y dyfodol.
Gofynnwyd i'r Bwrdd Rheoli adolygu a chymeradwyo'r Strategaeth a'r Archwiliad. Roedd yn bwysig i'r Bwrdd lunio a llwyr gefnogi amcanion y Strategaeth. Byddai'r fersiynau terfynol yn cael eu cymeradwyo gan Gomisiynydd y Cynulliad sydd â chyfrifoldeb dros Ieithoedd Swyddogol.
Cytunodd y Bwrdd y dylai ffocws yr Archwiliad fod ar sgiliau'r iaith Gymraeg, gan gynnwys lefelau hyder unigolion i ddefnyddio'r sgiliau hynny. Byddai'r Archwiliad yn fater sensitif i rai staff ac, felly, roedd yn bwysig bod digon o sicrwydd o fewn yr arolwg ei hun yn ogystal â chynllun cyfathrebu clir wrth ei gyflwyno. Argymhellodd y Bwrdd y dylid ei dreialu ymhellach er mwyn profi sampl o staff i sicrhau bod y data a ddychwelir yn ddefnyddiol.
Camau i’w cymryd: Mair Parry-Jones a Craig Stephenson i sicrhau eglurder a gwell llif ar gyfer amcanion y Strategaeth. Y ffurflen archwilio sgiliau i'w diwygio fel y trafodwyd gyda'r camau nesaf, cynllun cyfathrebu a fersiynau diwygiedig i'w hystyried ymhellach gan y Bwrdd Rheoli.
5 Egwyddorion recriwtio
Croesawyd Lowri Williams i'r cyfarfod i drafod egwyddorion recriwtio drafft sydd wedi'u hanelu at gynyddu tryloywder yn y prosesau recriwtio. Roedd y Cynulliad wedi ymrwymo i recriwtio ar sail teilyngdod, tegwch a bod yn agored ac roedd yr egwyddorion, a ddyfeisiwyd yn dilyn archwiliad mewnol o recriwtio, yn darparu fframwaith clir ar gyfer polisïau, canllawiau ac arferion recriwtio.
Croesawodd y Bwrdd Rheoli'r ddogfen fel un a oedd y cynnig eglurder a diogelwch ar gyfer recriwtio yn y dyfodol a chytunodd ar y cynnwys a'r arddull. Byddai gwaith pellach yn dilyn er mwyn adolygu'r gyfres o bolisiau Adnoddau Dynol ac i sicrhau eu bod yn cyd-fynd â'r egwyddorion.
Roedd disgwyl i'r ddogfen gael ei hystyried gan y Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn eu cyfarfod ar 9 Chwefror.
Camau i’w cymryd:
· Lowri i ychwanegu 'egwyddorion' at y pwyntiau bwled yn 3.2
6 Diweddariad Risg Corfforaethol
Cynhaliodd y Bwrdd eu hadolygiad cyfnodol o'r gofrestr risg gorfforaethol gan gynnwys sgan cyffredinol am risgiau posibl. Ystyriodd y Bwrdd a ddylid codi Rheoli Rhaglenni a Phrosiectau fel risg corfforaethol, ond cytunodd bod digon o reolaethau ar waith a monitro rheolaidd gan y Bwrdd Rheoli.
Ystyriodd y Bwrdd ymhellach a ddylai'r prosiect Teleffoni gael ei godi fel risg gorfforaethol, gan fod terfyn amser pendant i adael y contract presennol, a chytunwyd ar hynny. Ymhlith y nifer fawr o reolaethau a mesurau lliniaru dywedodd Dave Tosh fod trafodaethau ar y gweill gyda'r cyflenwr ynghylch opsiynau i ymestyn y cytundeb os fydd angen.
Dywedodd Non Gwilym bod y cyfryngau cymdeithasol yn dal yn risg gorfforaethol hyd nes y bydd Rheolwr Cyfryngau Cymdeithasol yn cael ei benodi, ond dylai hyn ddigwydd yn fuan.
Adolygodd y Bwrdd y siart cryno sy'n amlinellu tebygolrwydd ac effaith pob risg gorfforaethol a chytunodd y byddai'n ddefnyddiol i adolygu'r fformat.
Camau
i’w cymryd:Dave Tosh
a Kathryn Hughes i ystyried fformatau amgen a fyddai'n gwneud y
wybodaeth yn fwy ystyrlon a'u cyflwyno gyda'r diweddariad
nesaf
7 Diweddariad ar y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau - 26 Ionawr 2015
Rhoddodd Claire Clancy'r wybodaeth ddiweddaraf am gyfarfod diwethaf y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau, lle y cytunwyd y byddai siart cysoni yn cael ei baratoi ar gyfer y cyfarfod dilynol i ddangos dosraniad yr arian a oedd ar gael i'w fuddsoddi rhwng cyfarfodydd diweddar ac i gadarnhau balans mwyaf diweddar y gronfa fuddsoddi. Byddai hyn yn golygu bod prosiectau y gellid eu cyflawni cyn diwedd y flwyddyn ariannol yn cael eu cynllunio'n fanwl gywir.
Cymeradwyodd y Bwrdd i amnewid pen y camera robotig ar gyfer ystafell bwyllgora 3, yn amodol ar gadarnhad o'r cronfeydd buddsoddi sydd ar gael.
Cam i’w gymryd: Aelodau'r Bwrdd Rheoli i sicrhau bod gan yr Adran Gyllid amcanestyniadau cyllideb cyfredol hyd at ddiwedd y flwyddyn.
7 Unrhyw Fusnes Arall
Cynhelir cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 26 Chwefror a bydd yn canolbwyntio ar sesiwn herio'r Datganiad Llywodraethu blynyddol.